Как обезличить документ: Word, PDF, Excel и скан по шагам

Что вы узнаете:

• что считать данными, которые нужно убрать, и чем замена отличается от закраски
• пошагово: Word, PDF, Excel и скан, с типичными ловушками каждого формата
• как проверить результат: поиск, копирование, свойства файла
• когда хватит ручной работы, а когда нужна программа

Коротко: как обезличить документ

Обезличить документ - значит убрать из него сведения, по которым можно определить конкретного человека, так, чтобы без дополнительной информации нельзя было установить, кому принадлежат данные. Порядок такой:

1. Определить, что именно убирать: не только фамилии, но и телефоны, адреса, номера документов и косвенные признаки.
2. Заменить найденное метками или удалить.
3. Убрать скрытые данные: свойства файла, комментарии, слой текста под закраской.
4. Проверить результат поиском и копированием текста.
5. Если вы завели таблицу соответствия меток и настоящих значений, хранить её отдельно и ограничить к ней доступ.

Ниже - как это сделать в каждом из четырёх форматов и каких ошибок стоит избегать.

Что нужно убрать

По пункту 9 статьи 3 закона 152-ФЗ, обезличивание - это действия, после которых без дополнительной информации нельзя определить, кому принадлежат персональные данные. Поэтому мало убрать фамилию, если рядом остались номер паспорта, адрес и должность в небольшой компании.

Что искать в документе:

• Прямые данные. ФИО, подписи, телефоны, электронная почта, адреса, паспортные данные, СНИЛС, ИНН физического лица, номера счетов и карт.
• Косвенные признаки. Должность в маленьком отделе, дата и место рождения, редкие обстоятельства дела: по ним человека можно узнать и без имени.
• Данные организаций. Названия, ИНН, ОГРН, адреса. Это не всегда персональные данные, но в договоре с индивидуальным предпринимателем они могут совпадать с данными человека.
• Скрытые данные. Автор файла, комментарии, колонтитулы, скрытые листы и строки, предыдущие версии текста.

Заранее решите, для чего вы обезличиваете документ. Для учебного примера или публикации уберите всё лишнее. Если документ нужно передать на проверку, замените значения метками, чтобы сохранить смысл. Если вы обезличиваете персональные данные как оператор в смысле закона, требования к процедуре описаны в приказе Роскомнадзора N 140. Подробнее - в статье «Методы обезличивания персональных данных».

Замена метками вместо удаления

Если читателю важно понимать структуру документа, замените значения метками одного вида:

Было	Стало
ООО «Ромашка»	[ОРГАНИЗАЦИЯ_1]
Иванов Иван Иванович	[ФИО_1]
+7 900 000-00-00	[ТЕЛЕФОН_1]
г. Москва, ул. Примерная, д. 1	[АДРЕС_1]

Правила простые. Одному значению всегда присваивайте одну и ту же метку: так сохраняется смысл фразы, например «[ФИО_1] передаёт [ФИО_2]». Разным значениям нужны разные метки. Нумеруйте их по порядку появления, а не по признакам исходных данных: иначе по номеру можно догадаться, о ком речь. Таблица «метка - значение» нужна, только если данные придётся вернуть. Храните её отдельно от документа.

Все данные в примерах вымышленные.

Word: что убрать, кроме текста

1. Сделайте копию файла. Работайте только с ней: некоторые действия необратимы.
2. Найдите и замените текст. Ищите фамилии, названия и номера, затем заменяйте их метками. Проверьте разные формы слов: поиск по «Иванов» может не найти «Иванову» или «Ивановым».
3. Просмотрите все части файла: основной текст, таблицы, колонтитулы, сноски, текстовые рамки, подписи к картинкам.
4. Примите или отклоните исправления и удалите комментарии. В режиме исправлений может сохраниться прежний текст с фамилиями.
5. Запустите проверку документа. В Word откройте «Файл» → «Сведения» → «Проверить наличие проблем» → «Инспектировать документ». Инспектор находит комментарии, исправления и версии, свойства документа, содержимое колонтитулов, скрытый текст и другие скрытые сведения. Microsoft предупреждает, что удаление может быть необратимым, поэтому проверяйте копию. Внешние ссылки, встроенные объекты и макросы проверяйте вручную.
6. Сохраните результат как новый файл и откройте его заново для проверки.

Excel: чаще всего данные прячутся в служебных местах

В таблице данные могут находиться в разных местах. Проверьте:

• Все листы, включая скрытые. На скрытых листах могут быть исходные списки.
• Скрытые строки и столбцы с данными.
• Комментарии и примечания к ячейкам.
• Колонтитулы и свойства файла.
• Формулы и ссылки на другие файлы. В формуле может остаться путь к папке с фамилией, а внешняя ссылка - подтянуть данные из исходника.
• Сводные таблицы. Кэш сводной таблицы может хранить исходные данные, даже если лист очищен. Инспектор документов находит кэш сводных таблиц, но не удаляет его.

В Excel инспектор документов находит комментарии, свойства файла, колонтитулы, скрытые строки, столбцы и листы. Перед удалением данных проверьте, как оно повлияет на формулы и результат таблицы.

Если нужно заменить фамилии в столбце, используйте формулу или функцию замены, затем вставьте результат как значения и удалите исходный столбец. Учитывайте, что удаление скрытых строк и столбцов может изменить результат формул: сравните итоговые суммы до и после.

PDF: закраска может не удалить текст

Главная ловушка PDF: чёрный прямоугольник поверх текста закрывает его только на экране. Текстовый слой может остаться, и тогда текст получится найти или скопировать. Белый шрифт на белом фоне так же ненадёжен.

Что делать:

1. Если у вас есть исходный Word или таблица, обезличьте исходник и заново сохраните его в PDF. Это самый надёжный путь.
2. Если исходника нет, используйте инструмент, который действительно удаляет содержимое. В Adobe Acrobat он называется Redact. Отметьте фрагменты и примените удаление: содержимое под отметкой удаляется из PDF. Сохраните отдельную копию, не перезаписывая исходный файл. В программе также есть очистка скрытых данных и метаданных.
3. Проверьте результат: откройте новый файл, поищите фамилию и попробуйте выделить и скопировать текст в области, где было редактирование.

Если вы пользуетесь другой программой, проверьте, что она именно удаляет содержимое, а не рисует фигуры поверх текста.

Скан: сначала распознать текст

В обычном скане вместо текста - изображение. Поэтому программу нельзя использовать для поиска по словам. Если закрасить данные на изображении и сохранить результат без исходного слоя, под закраской не останется текста. Но без распознавания фамилии придётся искать вручную. Adobe также указывает, что текст в изображениях нельзя найти поиском.

Порядок действий:

1. Закрасьте данные на изображении и сохраните страницу как новое изображение или PDF без исходного слоя.
2. Если нужно искать данные автоматически, сначала распознайте текст (OCR), найдите значения, а затем обезличьте и распознанный слой, и изображение.
3. Проверьте, что исходный скан не остался рядом в той же папке или в том же файле. Многостраничный PDF может содержать и изображение, и распознанный слой.
4. Отдельно проверьте подписи, печати и штрихкоды: они тоже могут содержать данные.

Распознавание может ошибаться. Если фамилия распознана с опечаткой, поиск её не найдёт. Поэтому каждую страницу скана стоит просмотреть глазами.

Как проверить результат

1. Поиск. Ищите в документе значения, которые вы убирали: фамилию, номер телефона, часть адреса, название организации. Поиск не должен их находить.
2. Копирование. Выделите область, где была закраска, и вставьте её в пустой текстовый файл. Если ничего не скопировалось, это хороший признак.
3. Свойства файла. Проверьте автора, организацию, путь и название исходного файла.
4. Попросите проверить документ человека, который не видел оригинал. Если он понимает, о ком речь, значит, остались косвенные признаки.
5. Если документов много, проверьте выборку вручную. Для однотипных документов можно начать с образца на 10-20 файлов, а не полагаться на первый удачный результат.

Когда хватит ручной работы, а когда нужна программа

Несколько документов в месяц можно обезличить вручную. Если документов десятки или сотни и они похожи по структуре, легко устать и пропустить склонение фамилии или забытый колонтитул. В этом случае нужна программа, которая находит данные по правилам и распознаёт имена и названия, заменяет их метками и сохраняет структуру документа. О том, как выбрать программу, мы рассказали в статье «Программы для обезличивания документов».

В проектах LLAIM на вход принимается документ Word или текст. Телефоны, ИНН и реквизиты находят по точным правилам, имена и названия - с помощью локальной модели распознавания. Данные заменяют метками вроде [ФИО_1], а качество проверяют на образцах заказчика до запуска. PDF, таблицы и сканы как отдельные форматы для проектов LLAIM здесь не заявляем: для них приведены приёмы ручной работы.

Если вам нужно проверить договор с помощью нейросети, не отправляя ей персональные данные, посмотрите пошаговую схему в статье «Как проверить договор через нейросеть и не отправить ей персональные данные». А о том, как работать с нейросетью по 152-ФЗ, читайте в статье «Работа с нейросетью и 152-ФЗ».

Что не решает обезличивание документа

• Метки вместо имён - не всегда обезличивание в смысле закона. Если у вас осталась таблица соответствия, данные можно восстановить. Достаточность выбранного способа стоит обсудить с юристом.
• Косвенные признаки. Редкая должность или уникальная история могут выдать человека и без имени.
• Файлы рядом. Исходник и резервная копия остаются там, где лежали. Обезличенная версия не удаляет их.

Если вам нужно обезличивать документы потоком, оставьте заявку: обсудим задачу и оценим сроки и стоимость.

Источники

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», пункт 9 статьи 3 (справочные правовые системы)
• Приказ Роскомнадзора от 19.06.2025 N 140: требования и методы обезличивания (первичный текст разобран в статье блога)
• Microsoft: «Удаление скрытых данных и персональной информации с помощью инспектора документов» (support.microsoft.com)
• Adobe: «Как скрыть конфиденциальную информацию в PDF» (helpx.adobe.com/acrobat/how-to/redact-pdf.html)
• Страница решения LLAIM: «Обезличивание документов»
• Материалы блога LLAIM: «Методы обезличивания персональных данных», «Программы для обезличивания документов»