ИИ для заполнения документов по шаблону: как настроить

Что вы узнаете:

когда для заполнения документов нужен ИИ, а когда хватит обычной подстановки полей
схема из пяти шагов: шаблон, вводные, извлечение, подстановка, проверка
пример на вымышленном договоре: что бот подставил и что пометил вопросом
типичные ошибки: падежи, суммы прописью, реквизиты, и как их ловить

Коротко: что делает ИИ при заполнении документов

В настроенном процессе ИИ извлекает нужные сведения из письма, анкеты, карточки контрагента или сообщения в мессенджере и подставляет их в поля шаблона. Если данных нет или они противоречат друг другу, система должна оставить пометку, а не додумывать ответ. Готовый документ проверяет человек.

Если данные уже есть в таблице или учётной системе и разложены по полям, ИИ не нужен. Хватит обычной подстановки в шаблон - например, слияния документов в текстовом редакторе или выгрузки из вашей системы. ИИ пригодится, если перед подстановкой нужно разобраться в данных: извлечь из письма срок и сумму, выбрать реквизиты из сканов или определить, какой из трёх шаблонов подходит.

Когда нужен ИИ, а когда хватит подстановки

Ситуация	Что использовать
Данные в таблице или CRM, шаблон один	Подстановка полей без ИИ
Данные приходят в свободной форме: письма, анкеты, сообщения	ИИ для извлечения, затем подстановка
Нужно выбрать шаблон по смыслу заявки	ИИ для классификации
Формулировки зависят от условий сделки	Правила в шаблоне, ИИ для сложных случаев
Документ создаётся с нуля, без шаблона	Это отдельная задача, см. ниже

Начните с простого варианта без ИИ. Если добавлять модель, нужно заранее решить, куда передаются данные и кто проверяет результат.

Схема: пять шагов от вводных до документа

Подготовьте шаблон с полями. Возьмите реальный документ и отметьте, что в нём меняется: стороны, адреса, даты, суммы, сроки. Назовите каждое поле и задайте правила: какие значения допустимы, в каком падеже и формате их указывать.
Соберите вводные в одном месте. Определите, откуда берутся значения: из письма, анкеты или карточки клиента. Чем меньше источников, тем проще проверка.
Настройте извлечение. ИИ находит значения и заполняет поля. Если данных нет или источники противоречат друг другу, он должен оставить пометку. Отсутствующее значение нельзя придумывать.
Подставьте значения в шаблон. При подстановке должны сохраниться форматирование, нумерация и стили документа.
Проверьте результат. Специалист просматривает документ и список помеченных мест, затем подтверждает или исправляет данные.

Пример на вымышленном договоре

Клиент пишет: «Нужен договор на поставку для ООО “Пример”, директор Петров А. А., доставка до 15 ноября, оплата 50% предоплатой, счёт на 120 тысяч».

Поле	Что подставил бот	Статус
Покупатель	ООО «Пример»	подставлено из письма
Подписант	Петров А. А., директор	нужно полное ФИО и основание полномочий
Срок поставки	до 15 ноября	год не указан, подтвердить
Условия оплаты	предоплата 50%	подставлено
Сумма	120 000 рублей (сто двадцать тысяч рублей)	подтвердить, с НДС или без
Реквизиты	не указаны	запросить у клиента

Бот не подставляет реквизиты, которых нет в письме, и не додумывает год. Он передаёт менеджеру список вопросов, а договор остаётся черновиком до получения ответов.

Что подготовить

Утверждённые шаблоны с понятными полями. Если шаблонов много и они противоречат друг другу, сначала приведите их в порядок.
Словарь полей: название, формат, обязательность, пример значения.
Правила для сложных случаев: падежи, склонение должностей, запись суммы прописью, формат дат, оформление основания полномочий.
Список ситуаций для проверки человеком: новый контрагент, нестандартные условия, сумма выше порога.
Образцы: 20-30 заполненных документов и исходных данных к ним. На них можно проверить настройку.

Что ИИ делает хорошо и где может ошибиться

Хорошо:

извлекает значения из писем и анкет в разных форматах;
сопоставляет разные названия одного поля: «дата поставки», «срок отгрузки», «когда привезти»;
выбирает подходящий шаблон по смыслу заявки.

Где может ошибиться:

Падежи и склонения. Например, в поле, где нужен родительный падеж, может появиться «Директору Петрову» вместо «директора Петрова». Задайте правило для нужного падежа или проверяйте такие поля.
Суммы цифрами и прописью. Значения могут разойтись. Настройте автоматическую сверку и проверяйте результат.
Реквизиты. Одна неверная цифра меняет смысл. Реквизиты нужно брать из проверенного справочника или сверять по контрольным правилам, а не угадывать.
Похожие названия организаций. ООО «Пример» и ООО «Пример-Сервис» легко перепутать.
Уверенный тон. Модель может подставить правдоподобное, но неверное значение. Сохраняйте источник каждого значения: откуда именно оно взято.

Персональные данные

В анкетах и заявлениях могут быть ФИО, паспортные данные и адреса. Прежде чем отправлять их во внешнюю модель, выясните, где обрабатывается документ и кто имеет к нему доступ. Один из вариантов - заменить значения метками перед отправкой, а после обработки вернуть их. Схема описана в статье «Как проверить договор через нейросеть и не отправить ей персональные данные», общий разбор - в статье «Работа с нейросетью и 152-ФЗ». Схему обработки определяет юрист или ответственный за обработку данных.

Как это выглядит в проектах LLAIM

В одном проекте для юриста компании агент собирает договор по шаблону и данным о сделке: стороны, объект, срок, ставка. Фирменное форматирование сохраняется, результат проверяет юрист. В другом проекте агент готовит коммерческое предложение по шаблону, используя запрос клиента и базу поставщиков. Решение «Обработка и проверка документов» работает по тому же принципу: готовит документ по шаблонам и данным компании, а результат передаёт специалисту на проверку.

О том, как получить файл Word из чата без шаблона, мы рассказали в статье «Как создать документ Word с помощью нейросети». Про составление актов - в статье «Нейросеть для составления актов».

Когда это не подходит

Документов мало, а шаблоны каждый раз меняются.
Данные уже есть в таблице: подстановка без ИИ дешевле и надёжнее.
Нет утверждённого шаблона: сначала подготовьте его, потом автоматизируйте заполнение.
Некому проверять документ перед отправкой.

Как проверить настройку

Возьмите 20-30 готовых документов и исходные данные к ним.
Обработайте эти данные и сравните результат с эталоном.
Отдельно посчитайте ошибки по типам: реквизиты, суммы, падежи, пропуски и выдуманные значения. Выдуманные значения - самый тревожный тип.
Проверьте сложные случаи: письмо с противоречивыми сроками, пустое поле, два контрагента в одном письме.
Запустите настройку параллельно с ручной работой на 2-3 недели.

Если нужно заполнять документы по вашим шаблонам, оставьте заявку: обсудим задачу и оценим сроки и стоимость. Подробнее - на странице «Обработка и проверка документов».

Источники

Страница решения LLAIM: «Обработка и проверка документов»
Проекты LLAIM: агент для проверки и подготовки договоров аренды по шаблону; агент для подготовки коммерческих предложений (материалы на сайте)
Материалы блога LLAIM: «Как создать документ Word с помощью нейросети», «Работа с нейросетью и 152-ФЗ», «Как проверить договор через нейросеть и не отправить ей персональные данные»

ИИ для заполнения документов по шаблону: договоры, заявления, анкеты