Нейросеть для составления актов: что отдать ИИ, как проверить результат и что учесть по 152-ФЗ

Что вы узнаете:

• какие части акта можно отдать нейросети, а какие оставить человеку
• шаблон промпта с плейсхолдерами для акта выполненных работ и приёмки-передачи
• чек-лист проверки готового акта перед подписанием
• как обезличить ФИО и реквизиты до отправки во внешний сервис

Коротко: что отдать нейросети, а что оставить себе

Нейросеть можно попросить собрать черновик акта по вашему шаблону и вводным, привести формулировки к единому виду и проверить, все ли поля на месте. Суммы, названия сторон и основание в виде договора сверяйте сами по первоисточникам. Решение о содержании документа и его подписании остаётся за человеком. Мой совет - перед отправкой во внешний сервис заменять персональные данные и реквизиты метками.

Здесь речь об акте как документе о выполненной работе, оказанной услуге или передаче имущества. Акт сверки взаиморасчётов - другой документ; ему посвящена отдельная статья: автоматизация акта сверки с контрагентами.

Материал не заменяет консультацию юриста или бухгалтера. Перед применением сверьтесь с актуальной редакцией норм.

Какие акты можно готовить с помощью ИИ

ИИ можно использовать для черновиков актов:

• о выполненных работах или оказанных услугах по договору подряда или возмездного оказания услуг;
• о приёмке-передаче оборудования, помещения, документов или результата работ;
• по типовому внутреннему шаблону компании.

Для такой работы подготовьте вводные: стороны, договор, перечень работ, срок и сумму. Начинать лучше с готового шаблона: тогда модель будет опираться на вашу структуру и риск ошибок в форме снизится, но готовый документ всё равно нужно проверить.

Что обязательно должно быть в первичном документе

По статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Обязательные реквизиты по части 2 этой статьи (перечень приведён сжато, точную формулировку смотрите в тексте закона):

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление (закон также предусматривает вариант для оформления свершившегося события);
7. подписи этих лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Нормы сверены 5 октября 2026 года по тексту статьи в КонсультантПлюс. Вопросы о том, кто вправе подписывать документ и как акт влияет на расчёты, проверяйте у своего юриста или бухгалтера. Ни нейросеть, ни эта статья на них не отвечают.

Что делает ИИ, а что проверяет человек

Этап	ИИ	Человек
Структура акта	Может собрать черновик по вашему шаблону	Утверждает шаблон
Стороны и реквизиты	Подставляет данные из вводных	Сверяет их с договором и другими первоисточниками
Предмет акта	Оформляет перечень работ в текст	Проверяет формулировки по договору
Даты	Подставляет данные из вводных	Проверяет даты и период работ
Суммы и НДС	Может внести данные из вводных, но результат нужно проверить	Сверяет суммы с договором и счётом
Основание	Вносит ссылку на договор по вашим данным	Проверяет номер, дату и приложение
Вычитка	Можно попросить найти пропущенные поля и опечатки	Проверяет замечания и принимает решение
Подпись	Не участвует	Подписывает документ

В решении LLAIM по работе с документами документы собираются из шаблонов и вводных (решение опирается на шаблоны, регламенты и данные компании), а финальное решение остаётся за специалистом. Для первичных документов предусмотрена проверка комплектности, подписей, печатей и обязательных реквизитов.

Шаг 1. Подготовьте вводные и шаблон

Соберите данные, которые нейросеть не должна придумывать: наименования сторон, номер и дату договора, перечень работ или передаваемых предметов, период, сумму и ставку НДС из договора, должности и ФИО подписантов. Если у вас есть образец акта, возьмите его из своего архива: так сохранится привычная структура и формулировки.

Перед отправкой во внешний сервис обезличьте вводные. Подробнее - в шаге 3.

Шаг 2. Дайте нейросети чёткий промпт

Ниже - шаблон промпта. Плейсхолдеры в квадратных скобках замените своими значениями. Метки вроде [СТОРОНА_1] нужны для обезличенного режима: реальные названия вы подставите в готовый документ у себя.

Ты помогаешь подготовить черновик документа: [АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ / АКТ ОКАЗАННЫХ УСЛУГ / АКТ ПРИЁМКИ-ПЕРЕДАЧИ].

Используй только данные ниже. Если данных не хватает, не придумывай: оставь поле в виде [УТОЧНИТЬ] и перечисли такие поля отдельным списком в конце.

Данные:
- Исполнитель: [СТОРОНА_1]
- Заказчик: [СТОРОНА_2]
- Договор: № [НОМЕР] от [ДАТА]
- Период работ или дата передачи: [ПЕРИОД/ДАТА]
- Перечень работ, услуг или предметов: [СПИСОК, КАК В ДОГОВОРЕ]
- Стоимость и НДС: [СУММА И СТАВКА ТОЧНО ПО ДОГОВОРУ]
- Подписанты: [ДОЛЖНОСТЬ_1], [ФИО_1]; [ДОЛЖНОСТЬ_2], [ФИО_2]

Требования:
1. Структура строго по образцу ниже.
2. Формулировки предмета бери из перечня выше без перефразирования.
3. Суммы и даты не пересчитывай и не округляй.
4. Не добавляй пункты, которых нет в образце.

Образец структуры:
[ВСТАВЬТЕ ОБЕЗЛИЧЕННЫЙ ОБРАЗЕЦ ВАШЕГО АКТА]

В промпте особенно важны два условия: не придумывать недостающие данные и не перефразировать формулировки договора. Это совет, который помогает снизить риск ошибок, но не заменяет проверку готового акта.

Шаг 3. Уберите персональные данные и реквизиты до отправки

В акте могут быть ФИО подписантов, названия организаций, ИНН, ОГРН, КПП, расчётные счета, адреса и телефоны. Если одна из сторон - физическое лицо или самозанятый, во вводных могут быть и его паспортные данные.

Что можно сделать:

• замените ФИО, названия, ИНН и счета метками ([СТОРОНА_1], [ФИО_1], [СЧЁТ_1]), а таблицу соответствия храните у себя;
• проверьте текст на косвенные признаки: адрес объекта, должность вместе с названием отдела или редкое сочетание дат тоже могут указывать на конкретного человека;
• не загружайте файл целиком, если в колонтитулах, приложениях или свойствах файла остались данные, которые не нужны для черновика;
• после получения черновика подставьте реальные значения у себя.

В решении LLAIM по обезличиванию документов для ИИ ФИО, организации, ИНН, ОГРН, КПП, расчётные счета и другие банковские реквизиты заменяются метками вроде [ФИО_1]. Результат восстанавливается на стороне заказчика. Автоматический поиск может ошибаться, поэтому качество проверяют на образцах заказчика до запуска. При ручном обезличивании особенно важно внимательно проверить документ целиком.

Правила для компании - какие сервисы допустимы, какое основание нужно для передачи данных и что учитывать при хранении - разобраны в статье про работу с нейросетью и 152-ФЗ. Если вы получаете документы из Word, общий порядок работы с текстом описан в материале про создание документов нейросетью.

Шаг 4. Попросите ИИ проверить акт

Когда черновик готов, запустите отдельный запрос: передайте нейросети акт и исходные вводные и попросите перечислить расхождения. Например: «Сравни акт с данными выше. Найди несовпадения в названиях сторон, датах, суммах и перечне работ. Ничего не исправляй, только перечисли».

Такая вычитка может подсказать, где искать опечатки и пропущенные поля. Но не считайте её заменой собственной проверке: модель может пропустить расхождение или отметить ошибку там, где её нет. Используйте список замечаний как подсказку, а документ сверяйте с договором сами.

Если вы готовите акты регулярно, можно зафиксировать последовательность работы: шаблон, обезличенные вводные, черновик, второй проход, сверка по чек-листу и подпись. В решении LLAIM для первичной документации проверяют комплектность, подписи, печати и обязательные реквизиты, а сомнительные документы передают на ручную проверку.

Чек-лист проверки готового акта

Проверяйте документ по списку и сверяйте его с договором и счётом, а не только по общему впечатлению от текста.

1. Стороны. Проверьте названия, организационно-правовые формы и ИНН/ОГРН по договору и другим первоисточникам. Убедитесь, что исполнитель и заказчик не перепутаны местами.
2. Предмет. Сверьте перечень работ, услуг или передаваемых предметов с договором или приложением. Проверьте, не появились ли дополнительные пункты и не изменились ли формулировки.
3. Даты. Сверьте период работ и дату акта с договором и между собой.
4. Суммы и НДС. Проверьте итог по строкам, сравните цифры со счётом и договором. Сверьте ставку НДС с указанной в договоре. Проверьте единицы измерения и количество.
5. Основание. Проверьте номер и дату договора, номер приложения или спецификации.
6. Реквизиты документа. Убедитесь, что есть наименование, дата, составитель документа и стороны, содержание операции, измерение, должность ответственного и место для подписи с расшифровкой (см. перечень выше).
7. Подписи и полномочия. Полномочия подписанта уточните у своего юриста.
8. Поля [УТОЧНИТЬ]. Проверьте, что незаполненных полей не осталось.
9. Метки. Проверьте, что все метки заменены реальными данными и ни одна не пропущена.

Типичные ошибки нейросети при составлении акта

На мой взгляд, при проверке стоит обратить внимание на такие риски:

• Выдуманные реквизиты. Если во вводных не хватает ИНН, номера договора или должности, модель может добавить правдоподобное значение. Попросите её оставлять [УТОЧНИТЬ], если данных нет.
• Неверные суммы. Модель может ошибиться в сложении или округлении. Пересчитайте итог отдельно.
• Подмена формулировок договора. Нейросеть может заменить термины синонимами. Сверьте текст акта с договором.
• Смешение документов. Укажите в запросе тип акта - например, акт приёмки-передачи или акт выполненных работ.
• Лишние данные в запросе. Не отправляйте целый договор с реквизитами, если для черновика достаточно обезличенных вводных.
• Правдоподобные ссылки на нормы. Если модель добавила в акт ссылку на статью закона, которой не было в шаблоне, удалите её или проверьте.

Когда это не подходит

• Нестандартная сделка, спорная ситуация, акт с замечаниями или разногласиями: формулировки лучше согласовать с юристом, а не поручать модели.
• Акт, на основании которого проходят расчёты в споре: стоит внимательно проверить документ с юристом.
• Нет договора или шаблона: сначала подготовьте основу, иначе будет не с чем сверять черновик.
• В документе есть персональные данные, а вы не можете их обезличить и не определили схему работы по 152-ФЗ.
• Единичный акт в месяц: на мой взгляд, в такой ситуации проще составить его вручную, чем настраивать процесс.

Если актов много и они однотипны, можно рассмотреть автоматизацию всего процесса: данные из учётной системы, шаблон, черновик и проверка комплектности. Подход к таким задачам описан на странице автоматизации процессов. В проекте LLAIM по подготовке коммерческих предложений агент собирает КП по шаблону, а время подготовки сократилось с часов до минут: подробнее - в описании проекта.

Как проверить результат

Перед подписанием пройдите три контрольных шага.

1. Сверка с источником. Положите рядом договор и счёт, пройдите по чек-листу выше и отметьте каждое поле.
2. Пересчёт. Сложите суммы вручную или в таблице и сравните с итогом в акте.
3. Второй взгляд. Если считаете это необходимым, попросите второго сотрудника или юриста проверить документ.

При регулярной работе можно вести журнал: записывать, какой промпт использовали и какие ошибки нашли. Через пару недель по таким записям будет проще понять, что стоит изменить в промпте.

Если хотите обсудить автоматизацию подготовки документов с проверкой человеком и обезличиванием, оставьте заявку: первичная консультация и оценка сроков и стоимости.

Источники

• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статья 9 «Первичные учётные документы», части 1 и 2: КонсультантПлюс
• llaim.ru, решение «Работа с документами»
• Обезличивание документов для ИИ: страница решения на llaim.ru
• Автоматизация процессов (раздел решений сайта llaim.ru)
• Проект по автоматическому формированию коммерческих предложений, описание на llaim.ru