Как сделать прайс-лист через нейросеть: из таблиц, PDF и писем поставщиков

Что вы узнаете:

• схема из пяти шагов, от сбора файлов до выгрузки готового прайса
• таблица выбора: что делать с Excel, PDF, сканами и письмами
• правила проверки цен
• список случаев, когда нейросеть для прайса не подходит

Коротко: что нейросеть делает с прайсом, а что нет

Нейросеть может забрать строки из PDF и писем, привести названия колонок к единому виду, сопоставить единицы измерения и оформить названия товаров по одному правилу. Но с цифрами ей доверять вслепую нельзя: модель может пропустить строку, перепутать колонки или «додумать» значение. Поэтому рабочая схема выглядит так: нейросеть готовит таблицу, а правила и сотрудник проверяют цены. Ниже - пять шагов и таблица выбора по форматам.

Если нужно собрать коммерческое предложение для клиента, это другая задача. Мы разобрали её в статье коммерческое предложение с помощью ИИ. Здесь речь только о прайс-листе.

Шаг 1. Определите, какой прайс нужен на выходе

Сначала опишите итоговую таблицу, а не источники. Это может быть одна страница со списком колонок:

• артикул поставщика и ваш внутренний артикул;
• наименование в единой форме;
• единица измерения: шт., упаковка, м, кг;
• цена и валюта;
• поставщик и дата прайса;
• наличие, если оно указано.

Так нейросети будет проще работать по одному шаблону. Результат можно будет сравнивать между неделями.

Шаг 2. Разложите источники по форматам

Разные файлы требуют разного подхода. Таблица поможет решить, с чего начать.

Источник	Что делать	Главный риск
Excel или CSV с ровной таблицей	Обычно нейросеть не нужна: достаточно формул и сопоставления колонок. Подключайте её для названий и единиц	Использовать её там, где достаточно простого правила
Excel с объединёнными ячейками, несколькими листами, скрытыми колонками	Сначала привести файл к плоской таблице, затем нормализовать	Потерять строки из-за структуры листа
PDF с текстом, не скан	Извлечь таблицу, затем нормализовать и проверить	Сдвиг колонок, разрыв таблицы на страницах
Скан или фото прайса	Сначала распознать текст, потом проверить вручную	Перепутать цифры и символы
Письмо с ценами в теле	Вытащить позиции в таблицу и указать источник письма	Неполные данные, цены «с условиями» в тексте

Сложные таблицы, сканы и файлы плохого качества стоит проверять вручную. Модель также стоит попросить указывать, из какого места файла взято каждое значение: так проще найти ошибку.

Шаг 3. Нормализуйте единицы, названия и дубли

Нейросеть обычно полезна на этапе приведения данных к единому виду. Ей можно поручить:

1. Привести названия к единой форме: «Кабель ВВГнг 3х2,5», а не пять вариантов написания.
2. Разнести характеристики по колонкам: размер, материал, производитель.
3. Привести единицы к одной системе. Если у одного поставщика цена указана за упаковку из 10 штук, а у другого - за штуку, это должно быть явно отражено в отдельной колонке, а не спрятано в названии.
4. Найти вероятные дубли между поставщиками и пометить их, а не удалять.

Для каждого правила давайте нейросети примеры: три-пять строк «было - стало». Правила на примерах помогают точнее сформулировать ожидаемый результат.

Важно разделять две задачи: нейросеть предлагает соответствие, а решение о том, что два товара одинаковые, принимается в вашей таблице соответствий. Сохраните подтверждённое соответствие в таблице соответствий и используйте его повторно, но пересматривайте запись при изменении артикула, упаковки, характеристик или источника.

Шаг 4. Проверьте цены правилами, а не на глаз

Цифры лучше проверять несколькими независимыми правилами, а не только визуально. Проверки могут быть такими:

• Количество строк. Сравните число позиций в исходнике и в результате. Расхождение укажет на потерянные или добавленные строки.
• Диапазон. Задайте допустимое отклонение от прошлого прайса этого поставщика в процентах. Всё, что выйдет за границу, отправляйте на ручную проверку.
• Пустые и нулевые значения. Цена «0» или пустая ячейка - повод остановиться и разобраться.
• Формат чисел. Проверьте запятую и точку в десятичной части, а также пробелы в тысячах: например, чтобы 1 250 не превратилось в 1,25.
• Выборка. Откройте исходный файл и вручную сверьте несколько строк из каждой группы: начало, середину и конец таблицы.
• Источник значения. Для каждой цены сохраняйте файл и страницу или лист, откуда она взята.

Если правило сработало, оставьте строку за пределами итогового прайса и отправьте её в очередь на проверку.

Шаг 5. Выгрузите прайс и закрепите регламент

Сохраняйте итоговый прайс в формате, который принимает ваша учётная система или сайт. Фиксируйте дату сборки и версию прайса: когда клиент спросит, откуда взялась цена, вы сможете быстро найти источник.

Запишите регламент:

• файлы поставщиков присылает определённый человек, и лежат они в одной папке;
• сборку запускают в фиксированные дни;
• строки из очереди разбирает назначенный сотрудник;
• публикацию прайса утверждает ответственный.

Последний пункт особенно важен. Прайс - это ваше обещание клиенту, поэтому публикацию должен утверждать человек.

Пример на условных данных

Допустим, поставщик А присылает Excel с колонкой «Цена, руб. за шт.», поставщик Б - PDF с колонкой «Стоимость за упаковку (10 шт.)», а поставщик В - письмо с тремя позициями в тексте. Пример условный, цифры взяты для иллюстрации.

Нейросеть приводит все три источника к итоговой таблице. Для поставщика Б она добавляет колонку «цена за штуку» и указывает в примечании, что значение получено делением на 10. Для письма поставщика В она сохраняет ссылку на само письмо.

Дальше правила проверяют результат: число строк совпало, цены находятся в допустимом диапазоне, но у одной позиции цена выросла вдвое по сравнению с прошлой неделей. Строка уходит в очередь. Сотрудник открывает PDF и видит, что в исходнике действительно указана новая цена. Он подтверждает её, и позиция попадает в прайс.

Такой порядок не отменяет ответственности сотрудника за строки, которые вызвали сомнение.

Про персональные данные в прайсах

Прайс - это в основном товары и цены, но в письмах и файлах поставщиков могут быть фамилии менеджеров, телефоны и адреса электронной почты. Законодательство определяет персональные данные как любую информацию, относящуюся к определённому или определяемому физическому лицу, поэтому такие контакты могут к ним относиться. Если вы отправляете эти файлы во внешний сервис, сначала удалите контакты или проверьте основание для передачи у своего юриста.

Подробно схемы работы разобраны в статье работа с нейросетью и 152-ФЗ. Самый простой вариант - передавать нейросети только таблицу без блока с контактами.

Когда это не подходит

• Один поставщик и ровный Excel. Вам, вероятно, хватит формул и сводной таблицы: нейросеть может добавить риск ошибок.
• Нет описания итоговой таблицы и ответственного. Автоматизация ускорит хаос, а не порядок.
• Цены зависят от сложных условий: объёма, договора, региона или скидок для отдельных групп клиентов. Такую логику лучше хранить в правилах и справочниках, а не в ответе нейросети.
• Прайс юридически значим для ваших отношений с клиентами. В таком случае публикуйте его только после ручной проверки и уточните требования у своего юриста.
• Файлы содержат данные, которые нельзя передавать внешнему сервису. Тогда нужен вариант внутри вашего контура или предварительная очистка.

Как проверить, что схема работает

1. Возьмите прайс, который уже сводили вручную, прогоните его через новую схему и сравните результаты. Расхождения покажут, каких правил не хватает.
2. Две-три недели ведите журнал: сколько строк ушло в очередь на проверку и сколько из них оказались реальными ошибками. Если очередь почти пуста, проверьте, не слишком ли мягкие правила.
3. Раз в месяц открывайте случайные позиции итогового прайса и сверяйте их с исходными файлами.
4. Считайте время, которое уходит на сборку прайса, до и после. Это ваш собственный замер, на него можно опираться, решая, стоит ли развивать процесс.

Что дальше

Когда сводный прайс заработает, можно подключать его к процессам продаж. Пример такого проекта: автоматическая подготовка коммерческих предложений. По данным описания проекта на сайте LLAIM, агент сверяет запрос клиента с автообновляемой базой поставщиков и собирает предложение по шаблону, а время подготовки сократилось с часов до минут.

О том, как мы работаем с документами в целом, рассказано на странице Работа с документами: результат передаётся сотруднику на проверку.

Если хотите обсудить, как собрать прайс из ваших файлов, оставьте заявку: первичная консультация и оценка сроков и стоимости.

Источники

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 3, п. 1 (понятие персональных данных), КонсультантПлюс
• Материалы сайта LLAIM: решение «Работа с документами», проект по автоматической подготовке коммерческих предложений