Роботизация закупок: что автоматизировать в первую очередь

Что вы узнаете:

• какие операции в закупках отдать роботу, а какие ИИ-агенту
• таблицу выбора инструмента под тип задачи
• порядок запуска пилота и чек-лист приёмки
• разбор двух проектов LLAIM на смежных задачах

Коротко: что роботизировать в закупках

Роботизировать стоит повторяющиеся операции, которые отнимают время, но не требуют самостоятельного решения: собрать запросы, разобрать ответы поставщиков, свести цены в таблицу, заполнить анкету. Если данные чёткие, а правила простые, хватит классического RPA или обычного скрипта. Если на входе письма, сканы и PDF в свободной форме, нужен ИИ-агент с обязательной проверкой результата человеком. Выбор поставщика, согласование условий и подпись остаются за сотрудником.

Слово «закупки» в запросе охватывает две стороны. Первая - вы покупаете и собираете предложения. Вторая - участвуете в чужих закупках и отвечаете на тендеры. Задачи у них зеркальные, а приёмы похожи. Ниже разберём обе стороны и отдельно отметим, где у нас есть проекты, а где нет.

Где проходит граница между роботом и ИИ-агентом

RPA - это автоматизация повторяющихся операций программными роботами: они открывают приложения, заполняют формы, переносят данные между системами и формируют отчёты. Так технологию описывают, например, SAP и Сбер в документации SaluteRPA: программный робот выполняет заранее заданные правила и повторяет действия пользователя. Робот опирается на привычный вид интерфейса, поэтому при его изменении может перестать работать.

ИИ-агент на базе языковой модели читает текст в свободной форме: письмо поставщика, скан коммерческого предложения, анкету с нестандартными полями. Он извлекает данные, сопоставляет их и готовит результат. Цена такой гибкости - возможные ошибки, поэтому нужны проверка и журнал решений.

На практике эти подходы объединяют. Робот или workflow забирает файлы и раскладывает их по папкам и таблицам, агент читает документы, а человек проверяет итог.

Что в закупках можно автоматизировать

Задача	Что делает автоматика	Инструмент	Кто проверяет
Рассылка запросов поставщикам	Готовит письмо по шаблону, подставляет позиции и отправляет его по списку	Скрипт или workflow	Закупщик сверяет список и текст
Сбор ответов	Забирает вложения из почты и раскладывает их по заявкам	Скрипт или RPA	Выборочно
Разбор КП поставщиков	Достаёт позиции, цены, сроки и условия из PDF, Word и писем	ИИ-агент	Закупщик сверяет цифры с оригиналом
Сравнение предложений	Собирает сводную таблицу по позициям и отмечает расхождения	Скрипт плюс ИИ-агент	Закупщик принимает решение
Заполнение анкет и форм	Переносит данные из справок и выписок в форму площадки или заказчика	ИИ-агент или RPA	Ответственный сотрудник перед отправкой
Подготовка КП по шаблону	Собирает документ из шаблона и данных	ИИ-агент плюс код	Менеджер
Аналитика по закупкам и тендерам	Отвечает на вопросы по истории, строит графики и готовит сводки	ИИ-агент с доступом к базе	Аналитик или руководитель
Выбор поставщика, согласование условий, подпись	Остаётся за человеком	Человек	-

Таблица помогает сделать первый выбор, но это не норма и не стандарт: у каждой компании процесс свой.

Что мы делали на смежных задачах

Стоит оговориться: проекты LLAIM на сайте относятся к оптовой торговле и к стороне участника тендеров, а не к закупщику. Но сами операции похожи: разбор документов, сборка предложений и заполнение анкет.

Тендерный отдел строительной компании. В отделе работал один специалист: в 2024 году он обработал 315 тендеров. Анкеты заполнялись вручную 2-3 раза в день, на каждое коммерческое предложение уходило 2-3 часа, а статистику по выигранным и проигранным тендерам собирали в Excel. Мы сделали трёх ИИ-агентов. Первый собирает КП по фирменным Word-шаблонам. Второй разбирает структуру анкеты каждой площадки и заполняет её по ответам пользователя и приложенным выпискам, справкам и отчётности. Третий отвечает на вопросы по аналитике на связке RAG и SQL: сам формирует запрос к базе и строит графики. По данным проекта, подготовка КП занимает 15-20 минут вместо 2-3 часов, а аналитика готовится за минуту. Финальный контроль остаётся за человеком. Подробности - в разборе проекта.

Оптовая торговля. Менеджеры вручную сверяли запрос клиента с прайсами поставщиков. Пока готовилось КП, цены и наличие успевали измениться. Агент принимает запрос, сверяет его с автообновляемой базой поставщиков и собирает КП по шаблону. Время подготовки сократилось с часов до минут, а цены в предложении актуальны на момент запроса. Подробности - в проекте по КП.

Общая страница по теме - автоматизация процессов. Там описано, как мы разбираем процесс, собираем связку из no-code-платформ и точечного кода и добавляем контроль качества для критичных операций.

Как выглядит первая связка на примере

Возьмём условный сценарий - это иллюстрация, а не описание проекта клиента. Закупщик запрашивает цены на позиции у пяти поставщиков. Скрипт рассылает запросы по списку и складывает пришедшие ответы в одну папку заявки. ИИ-агент читает каждое КП, достаёт название позиции, цену, срок и условия оплаты и заносит их в общую таблицу. Если значение не найдено или распознано неуверенно, агент оставляет пометку, а не подставляет догадку. Закупщик просматривает таблицу, проверяет помеченные ячейки по оригиналам и сам выбирает поставщика. В итоге время уходит не на переписывание цифр, а на решение.

Как запускать: пять шагов

1. Опишите процесс как он есть. Кто, что и в каком порядке делает, где ждут и где ошибаются. Автоматизация неупорядоченного процесса может закрепить беспорядок: сначала стоит навести порядок в регламенте.
2. Выберите одну операцию. Хороший кандидат повторяется часто, занимает заметное время, имеет понятный результат и проверяемый вход. Например, сведение КП в таблицу.
3. Соберите набор примеров. Возьмите 20-30 реальных документов из прошлых закупок, включая неудобные: плохие сканы и нестандартные форматы.
4. Запустите пилот в режиме подсказки. Автоматика готовит результат, а человек проверяет каждый. Решение расширять охват принимайте по итогам проверки, а не по ощущению.
5. Подключайте следующие операции по очереди. Каждая новая связка проходит тот же цикл.

Жёстких стандартов здесь нет, но порядок «одна операция, примеры, ручная проверка» помогает ограничить риск дорогой ошибки.

Что учесть заранее

• Персональные данные. Проверьте, какие данные есть в документах поставщиков и заказчиков и куда они попадают. В качестве примеров можно рассматривать ФИО подписантов, паспортные данные ИП и телефоны. Если такие данные попадают в языковую модель, нужно понимать, где она работает и кто её обслуживает. Подробно - в статье про работу с нейросетью и 152-ФЗ.
• Формат входа. Робот чувствителен к смене интерфейсов и шаблонов. Заранее договоритесь, кто следит за изменениями площадок и форм.
• Журнал. Для критичных операций сохраняйте, что агент получил и что вернул: без этого ошибку не разобрать.
• Доступы. Давайте роботу и агенту только те права, которые нужны для задачи.
• Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Единая информационная система (ЕИС) в сфере закупок - официальный сайт zakupki.gov.ru. 44-ФЗ регулирует закупки для государственных и муниципальных нужд, 223-ФЗ - закупки отдельных видов юридических лиц. Эта статья не разбирает, какие именно шаги в них допустимо автоматизировать и что требует ручных действий. Вопрос стоит решать с юристом и по актуальным редакциям законов.

Когда это не подходит

• Процесс ещё не описан и каждый закупщик делает по-своему. Сначала нужен регламент.
• Объём мал: десяток закупок в месяц. Автоматизация может не окупиться - хватит шаблонов и таблиц.
• Решение зависит от переговоров и отношений с поставщиком, а не от данных.
• Нет доступа к данным в машиночитаемом виде и нет возможности хранить их в допустимом для вас контуре.
• Ошибка критична, а проверить результат некому. Автоматика без контроля здесь опаснее ручной работы.

Как проверить результат

• Возьмите контрольную выборку из 20-30 прошлых закупок и сравните автоматический результат с тем, что сделал человек: позиции, цены и сроки.
• Замерьте время на операцию до и после на одних и тех же задачах, а не «в среднем по ощущениям».
• Посчитайте долю результатов, которые пришлось исправлять, и типичные причины.
• Убедитесь, что в журнале видны вход, выход и тот, кто утвердил результат.
• Проверьте поведение на неудобных документах: плохом скане, незнакомом шаблоне и пустом поле.
• Назначьте ответственного, который отслеживает изменения форматов и обновляет настройки.

Если хотите обсудить, какие операции вашего отдела закупок стоит автоматизировать первыми, оставьте заявку: первичная консультация.

Источники

• SAP, «Что такое роботизированная автоматизация процессов (RPA)» (страница отдаёт 403, определение сверено по описанию в поисковой выдаче) и Сбер, документация SaluteRPA «Автоматизация бизнес-процессов с помощью RPA-роботов» (developers.sber.ru): определение RPA и чувствительность роботов к изменению интерфейса, проверено 2026-09-29
• Единая информационная система в сфере закупок (zakupki.gov.ru): определение ЕИС, предмет регулирования 44-ФЗ и 223-ФЗ, страница открыта 2026-09-29; тексты законов не разбираются
• Материалы сайта LLAIM: разбор проекта для тендерного отдела, проект по подготовке КП, страница «Автоматизация процессов»